Notice d'information en matière de protection des données à caractère personnel - Pensions
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Protection des données à caractère personnel
Introduction
La protection de vos données à caractère personnel constitue une priorité pour les CFL amenés à traiter vos données pour les besoins de son activité.La présente notice vous explique la manière dont sont recueillies, utilisées, partagées, stockées et protégées vos données à caractère personnel. Elle vous renseigne également sur vos droits et leur mise en œuvre.
1. Qui est le responsable du traitement ?
La Société Nationale des Chemins de Fer Luxembourgeois (les CFL), établie et ayant son siège social à L-1160 Luxembourg, 16, boulevard d'Avranches et inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés (Luxembourg) sous le numéro B59025, est le Responsable du traitement des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons.
A ce titre, nous sommes responsables de la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons, stockons et protégeons vos données personnelles.
A ce titre, nous sommes responsables de la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons, stockons et protégeons vos données personnelles.
2. Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées et pour quelles finalités ?
Le service Ressources Humaines & Organisation des CFL a pour mission le calcul, la gestion et le suivi des pensions de retraite et des pensions de réversion des futur(e)s retraité(e)s des CFL.
Pour mener à bien ces missions, les CFL traitent certaines de vos données à caractère personnel, telles que :
Pour mener à bien ces missions, les CFL traitent certaines de vos données à caractère personnel, telles que :
- des données d'identification (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique…),
- des données de caractéristiques personnelles (date et lieu de naissance, nationalité, documents identifiants administratifs, état civil, service militaire, lieu de travail…),
- des données relatives à votre vie personnelle (nom, prénom, date et lieu de naissance du conjoint, carrière d'assurance du conjoint),
- des données relatives à la vie professionnelle (carrière à l'étranger, emploi, grade, fonctions, filière, carrière aux CFL, carrière hors CFL, affectation, matricule, occupation rémunérée…),
- des données financières (données bancaires, salaires, assurance rétroactive, carrière d’assurance, traitement pensionnable, revenus personnels),
- des données sensibles (avis médical, absence maladie, numéro d’identification national unique).
Les CFL veillent à ce que vos données soient collectées pour des finalités déterminées ainsi qu’elles soient traitées de manière adéquate, pertinente et uniquement pour ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie.
Les finalités poursuivies sont :
Les finalités poursuivies sont :
- la gestion et administration de l'information sur la date de mise en retraite des employés des CFL et du montant de leur pension future,
- le calcul de la pension (avec vérification des baby years),
- le calcul et gestion de la réduction anti-cumul,
- la gestion de la carrière mixte,
- la gestion des déclarations d'entrée et de sortie,
- la gestion et administration des décomptes aux fins de demandes de remboursement auprès des différentes caisses d'assurances,
- la gestion des dossiers à destination de l'Inspection générale de la sécurité sociale (IGSS).
3. Comment collectons, traitons, utilisons-nous vos données ?
Le traitement de vos données à caractère personnel est réalisé en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Le traitement est fondé sur le fait qu’il est nécessaire au respect d’une obligation légale (loi du 3 août 1998 instituant des régimes de pension spéciaux pour les fonctionnaires de l'Etat et des communes ainsi que pour les agents de la Société nationale des Chemins de Fer luxembourgeois et loi du 25 mars 2015 relative au régime transitoire) à laquelle les CFL sont soumis.
En cas de refus de fournir aux CFL les données mentionnées au point précédent (nécessaires au calcul et au suivi de la pension), les CFL se réservent le droit de susprendre le versement de la pension.
Le traitement est fondé sur le fait qu’il est nécessaire au respect d’une obligation légale (loi du 3 août 1998 instituant des régimes de pension spéciaux pour les fonctionnaires de l'Etat et des communes ainsi que pour les agents de la Société nationale des Chemins de Fer luxembourgeois et loi du 25 mars 2015 relative au régime transitoire) à laquelle les CFL sont soumis.
En cas de refus de fournir aux CFL les données mentionnées au point précédent (nécessaires au calcul et au suivi de la pension), les CFL se réservent le droit de susprendre le versement de la pension.
4. Où vos données sont-elles traitées ? Vos données sont-elles transférées ?
Les CFL prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel et principalement la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci. Dans le strict cadre des finalités visées ci-avant et toutes les fois où il est nécessaire, nous partageons vos données à caractère personnel avec :
- les services internes des CFL,
- l’administration du Personnel de l’Etat (APE),
- les Caisses d'assurances/Organismes de retraite/Fonds de pension concernés au Luxembourg et à l'étranger,
- la Commission des pensions,
- l’inspection générale de la sécurité sociale (IGSS).
Pour les transferts, nous imposons contractuellement aux prestataires des garanties de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel par le biais de mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la réglementation, et veillons au respect de ces garanties.
5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?
Vos données sont uniquement transmises afin de pouvoir remplir nos obligations contractuelles et légales. Elles sont conservées par nos soins uniquement pour la durée nécessaire au versement de votre pension.
6. Quels sont vos droits à l'égard de vos données à caractère personnel ?
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous avez le droit de :
- accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet,
- faire rectifier les données si elles sont inexactes ou incomplètes,
- demander la portabilité de vos données à caractère personnel afin de vous transmettre vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible ou de les faire transférer à un autre responsable de traitement,
- faire effacer dans certains cas vos données, comme par exemple, toutes les fois où vos données ne sont plus nécessaires à la finalité poursuivie et que nous n’avons plus d’obligation contractuelle ou légale de conservation,
- demander la limitation d’un traitement de vos données à caractère personnel comme par exemple la limitation du traitement d’une donnée dont vous contestez l’exactitude et pendant la durée dont nous avons besoin pour vérifier votre demande,
- vous opposer au traitement de vos données fondé sur la seule poursuite de nos intérêts légitimes ou nous interdire de les traiter, y compris pour le marketing direct,
- introduire une plainte auprès de l’autorité compétente pour la protection des données à caractère personnel de votre pays et/ou du Grand-Duché de Luxembourg (Commission Nationale Pour la Protection des Données – CNPD, sise 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.
7. Comment nous contacter et exercer vos droits ?
Vous pouvez adresser vos questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel et/ou exercer vos droits cités précédemment à l’attention de la Déléguée de la Protection des Données (DPO) des CFL :
- sur notre site internet www.cfl.lu en cliquant sur le lien gdpr.cfl.lu,
- ou par courrier postal à l’attention de la Déléguée de la Protection des Données (DPO), Société Nationale des Chemins de Fer Luxembourgeois (CFL), 9, place de la gare – L-1616 Luxembourg.